Arbeitsblatt: Power Point

Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien 72.60 Präsentationen mit MS PowerPoint Erstellen von Präsentationen Einheitliches Layout mit dem Folienmaster Animationseffekte Erstellen von Schaubildern Organisations- und Wertediagramme Präsentation von Daten aus Word und Excel Variable Präsentationsabläufe u. a. mit Hyperlinks Präsentationssteuerung während der Vorführung Stand: September 2004 Freie Hansestadt Bremen MS-Office Standardprogramme Präsentationen – PowerPoint 2000 Themen 0. Allgemeine Hinweise 4 0.1 Schulungsunterlagen 4 0.2 Hotline des AFZ zu Software-Fragen 4 1. Bildschirmelemente 5 2. Gliederungsansicht 6 3. Präsentationen bearbeiten 7 3.1 Bearbeitung in der „Folienansicht 7 3.2 Bearbeitung in der „Foliensortierungsansicht 7 4. Präsentationslayout 8 4.1 Gestaltung des Hintergrundes 8 4.2 Übernahme vorgefertigter Entwurfsvorlagen 8 4.3 Folien-Master einblenden 9 4.4 Elemente des Folien-Masters gestalten 9 4.5 Master für Titelfolien erzeugen und gestalten 9 4.6 Kopf- und Fußzeilen 10 5. Illustration mit ClipArts und Grafiken 11 5.1 ClipArts einfügen 11 5.2 Bilddateien einfügen 11 5.3 Größe und Position verändern 12 5.4 Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten 12 6. Animationseffekte für Text und Grafik 13 6.1 Animation mit der Symbolleiste Animationseffekte 13 6.2 Benutzerdefinierte Animationen 13 6.3 Animation der Folienübergänge 14 7. Multimedia-Effekte 15 7.1 Vertonung mit Hintergrundmusik 15 7.2 Einbinden von Videosequenzen 16 8. Zeichnungen erzeugen 17 MS-Office Standardprogramme Präsentationen – PowerPoint 2000 Themen 8.1 Umgang mit gezeichneten Elementen 18 8.2 Genaues Positionieren 18 9. Entwurfsvorlagen 20 9.1 Entwurfsvorlagen erzeugen und gestalten 20 9.2 Entwurfsvorlagen speichern 20 9.3 Entwurfsvorlagen anwenden 20 9.4 Eigene Entwurfsvorlage erstellen: ein Überblick 21 10. Folien importieren 22 11. Tastenkombinationen zur Vorführung einer Präsentationen 23 12. Drucken 24 12.1 Drucken von Folien, Handzetteln, Notizenseiten und Gliederung 24 12.2 Handzettel und Notizenseiten gestalten 25 12.3 Druckausgabe über Word 25 13. Word-Gliederungen präsentieren 26 14. Diagramme 27 14.1 Datenbasis in PowerPoint 27 14.2 Datenbasis in Excel 27 14.3 Diagramm gestalten 28 14.4 Diagramm animieren 28 15. Organigramme 29 16. Verknüpfungen 30 16.1 Hyperlink zu einem Objekt außerhalb der Präsentation erzeugen 30 Hyperlink zu einer bestimmten Folie innerhalb der aktiven Präsentation erzeugen 30 16.3 Variable Abläufe für bestimmte „Zielgruppen 31 17. Aktualisierungen 32 16.2 MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 0. Allgemeine Hinweise 0.1 Schulungsunterlagen 0.1.1 Veröffentlichung im Infosys Allgemeine Hinweise 4 Die Schulungsunterlagen werden im InfoSys in den öffentlichen Ordnern unter Grundsatzinformationen Dienststellen AFZ Schulungsunterlagen Office online im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Die Dokumente sind so gestaltet, dass sie zum Nachschlagen am Bildschirm verwendet werden können. Zum Navigieren (Blättern) können Sie das Inhaltsverzeichnis, die Lesezeichen auf der linken Seite und die Suchfunktion des Programms Acrobat Reader verwenden. Ein Klick auf einen dieser Einträge führt Sie zu der entsprechenden Textstelle. 0.1.2 Änderungen zu vorherigen Versionen Änderungen an den Schulungsunterlagen werden auf Seite 32 mit Datum und Inhalt der Änderungen aufgeführt, so dass Sie sich bei neuen Versionen gezielt darüber informieren können. 0.2 Hotline des AFZ zu Software-Fragen Obwohl Sie bei uns Fortbildungskurse besucht und Erfahrungen im Umgang mit den Softwareprodukten am Arbeitsplatz gesammelt haben, können Fragen auftreten, die Sie bisher nur mit einem unvertretbar hohen Aufwand an Zeit und kollegialer Unterstützung lösen konnten. Derartige Situationen sind in der Vergangenheit immer wieder aufgetreten und Sie haben Ihren/Ihre Dozenten/Dozentin mit der Bitte um Hilfe angerufen. Aufgrund dieser Anfragen haben wir eine Möglichkeit geschaffen, derartige Anfragen per E-Mail an uns zu richten. Im Globalen Adressbuch des Bremischen Verwaltungsnetzes wurde eine Adresse (Postfach) mit dem NamenSoftware-Hilfe eingerichtet. Sollten Sie einen E-Mail-Anschluss außerhalb des Bremischen Verwaltungsnetzes haben, können Sie uns mit der E-Mail-Adresse erreichen. Wir beantworten Fragen zu den Softwareprodukten, die im Kursangebot des Fortbildungsprogramms des Senators für Finanzen aufgeführt sind oder waren. Wir werden bemüht sein, Ihr Problem so schnell wie möglich zu lösen. Damit die Bearbeitung Ihrer Fragestellungen reibungslos erfolgen kann, bitten wir Sie, folgendermaßen vorzugehen: • Nennen Sie bitte im Betreff der E-Mail das Softwareprodukt (wenn möglich genaue Versionsangabe), bei dessen Benutzung das Problem oder Ihre Frage auftrat. • Geben Sie uns bitte (wenn möglich) die benutzte Hardware (Rechner und Drucker) sowie das eingesetzte Betriebssystem mit an. • Fügen Sie die Datei/-en, bei deren Erstellung oder Änderung das Problem auftrat, im Original-Dateiformat als Anlage bei, wobei Sie persönliche Daten vorher löschen sollten. Als weiteren Schritt wollen wir eine Frage-/Antwort-Sammlung veröffentlichen. Falls Sie sich nicht mit einer weiteren anonymisierten Veröffentlichung Ihrer Anfrage einverstanden erklären, bitten wir Sie um entsprechende Mitteilung. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 1. Bildschirmelemente 5 Bildschirmelemente Symbolleiste „Format Symbolleiste „Standard Wechsel der Anzeige: Normalansicht Gliederungsansicht Folienansicht Foliensortierungsansicht Bildschirmpräsentation Symbolleiste „Zeichnen In der Normalansicht, der Folienansicht und in der Gliederungsansicht werden die einzelnen Folien einer Präsentation bearbeitet. Dabei sollte jeweils die Ansicht ausgewählt werden, die am besten zur beabsichtigten Bearbeitung passt: die Gliederungsansicht für Arbeiten am Text und der Struktur der Präsentation, die Folienansicht für Arbeiten am Layout einzelner Folien. Zusätzlich können die Fensterausschnitte in den meisten Ansichten noch in der Größe angepasst werden. In der Foliensortierungsansicht können die Folien umgestellt, kopiert oder gelöscht werden. Die Ansicht Bildschirmpräsentation zeigt die fertige Präsentation als bildschirmfüllende Projektion an. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 2. Gliederungsansicht 6 Gliederungsansicht Die grundlegenden Schritte bezogen auf den textlichen Inhalt einer Präsentation sollten in der Gliederungsansicht vollzogen werden. Neue Folien oder Gliederungspunkte werden hier durch Eingabe von Return erzeugt, überflüssige können durch Markieren und Löschen entfernt werden. Die Eigenschaften eines Eintrages – ist er „Folientitel oder eine darunterliegende Ebene – können direkt durch Verschieben mit der Maus oder die Symbole der Symbolleiste „Gliederung definiert werden. Das Ergebnis wird rechts oben im Bild sofort aktualisiert, so dass die Auswirkungen auf die fertige Folie immer sichtbar sind. Darunter können „Notizen zur jeweiligen Folie eingegeben werden. Funktionen der Symbolleiste „Gliederung: Sollte die Symbolleiste „Gliederung am linken Bildschirmrand nicht erscheinen, können Sie sie mit dem Menü Ansicht Symbolleisten. einblenden. Markierten Absatz höher- oder tieferstufen Reihenfolge des markierten Absatzes ändern Gliederungsebenen unterhalb des markierten Absatzes ein- oder ausblenden Nur die Folientitel oder alle Ebenen einblenden „Inhaltsfolie (Zusammenfassung) erzeugen (entsprechende Folien vorher markieren) Die Formatierungen anzeigen oder nicht MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 3. Präsentationen bearbeiten 7 Präsentationen bearbeiten Wollen Sie das Layout Ihrer Präsentation bearbeiten oder Folien für ganz spezielle Zwecke erzeugen, empfiehlt sich ein Wechsel über die entsprechenden Symbole zwischen den Ansichten „Foliensortierungsansicht und „Folienansicht. Folienansicht Foliensortierungsansicht In der „Folienansicht wird das Layout einer ausgewählten Folie bearbeitet, in der „Foliensortierungsansicht können neue Folien gezielt eingefügt oder gelöscht werden, und es kann die Reihenfolge der Folien verändert werden. 3.1 Bearbeitung in der „Folienansicht Hier können das Layout und die Inhalte einer Folie erzeugt, gestaltet und bearbeitet werden. Erreichbar sind die wichtigsten Objekte zur Ergänzung der Texte über das Menü Einfügen (Grafiken, Textfelder, andere Objekte wie Film- oder Klangdateien). 3.2 Bearbeitung in der „Foliensortierungsansicht In dieser Ansicht kann die Reihenfolge der Folien durch Ziehen mit der Maus verändert und eine markierte Folie gelöscht werden. Besonders wichtig ist die Möglichkeit, neue Folien für spezielle Aufgaben (AutoLayouts) einzufügen. Dazu muss die Einfügestelle ausgewählt und über das Symbol wahl der insgesamt 24 AutoLayouts geöffnet werden. die Aus- Jedes AutoLayout bietet die Grundstruktur für eine Folie mit speziellen Aufgaben (Diagramme, Text und Grafik etc.). Die neue Folie kann anschließend in der Folienansicht bearbeitet werden. Sie übernimmt eventuell vorhandene Designs oder Gestaltungen des Hintergrundes bzw. des Folienmasters, wozu auch Animationseffekte und Folienübergänge gehören können. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 4. Präsentationslayout 8 Präsentationslayout Für die einheitliche Gestaltung einer kompletten Präsentation bietet PowerPoint eine Reihe von Farben bzw. Muster für den „Hintergrund der Folien und „Entwurfsvorlagen zur Übernahme an. 4.1 Gestaltung des Hintergrundes Sobald die wichtigsten Folien von ihrem Inhalt her definiert sind, kann mit dem Menü Format Hintergrund. bestimmt werden, mit welcher Farbe, welchem Muster oder welcher Grafik der Hintergrund einzelner oder aller Folien gestaltet werden soll. Über das Menü Weitere Farben. bzw. Fülleffekte. sind auch Gestaltungen, die über bloße Farbschemata hinausgehen, möglich. Mit den Schaltflächen bzw. kann entschieden werden, ob die eingestellten Effekte für die gesamte Präsentation gelten sollen oder nur für die ausgewählte(n) Folie(n). 4.2 Übernahme vorgefertigter Entwurfsvorlagen Mit dem Menü Format Entwurfsvorlage übernehmen. kann jederzeit ein vorgefertigtes Design ausgewählt und der gesamten Präsentation zugewiesen werden. Leider sind viele Vorlagen wegen ihrer sehr dunklen Hintergründe nur bedingt einsetzbar und es gibt kein „leeres Design, mit dem man eventuell zum Ursprungszustand zurückkehren könnte. Ein „leeres Design kann aber als eigene Entwurfsvorlage erzeugt werden (siehe Kap. 9: Entwurfsvorlagen). MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 Präsentationslayout 9 Eine PowerPoint-Präsentation sollte immer aus Folien bestehen, deren Layout einheitlich gestaltet ist. Solche gestalterischen Grundlagen können in der Ebene des „Folien-Masters erzeugt und bearbeitet werden. Jede bestehende und jede neue Folie in der Präsentation übernimmt die gestalterischen Vorgaben des Folien-Masters – und nur dort sollten sie auch geändert werden. 4.3 Folien-Master einblenden Menü Ansicht Master Folien-Master. Achtung: Zum Ausblenden der Master-Ebene muss die Schaltfläche der kleinen Master-Symbolleiste benutzt werden. 4.4 Elemente des Folien-Masters gestalten Alle denkbaren Objekte – Grafiken, Zeichnungen, Textfelder etc. können in der Ebene des Folien-Masters verankert werden. Außerdem erreicht man hier Voreinstellungen für die Textgestaltung der Gliederungsebenen, für deren Animation und den Fußzeilenbereich für Foliennummern und Datumsangaben. Folientitel und Gliederungsebene: Gewünschten Textrahmen oder Ebene markieren und mit den Symbolen oder Menü zur Textgestaltung (Zeichenformatierung, Zeilenabstand, Aufzählungszeichen) formatieren. Evtl. „Benutzerdefinierte Animationen aktivieren. Hintergrund: Menü Format Hintergrund. Hier kann auch mit Hintergrundbilder aus Master ausblenden erreicht werde, dass die Grafiken und sonstige Inhalte des Masters nicht sichtbar sind. Fußzeilenbereich: Siehe Kapitel 4.6 „Kopf- und Fußzeile 4.5 Master für Titelfolien erzeugen und gestalten Soll(en) die Titelfolie(n) einer Präsentation sich deutlich von den übrigen Folien unterscheiden, kann dies über einen „Titelmaster erreicht werden. • • • Wechseln Sie mit dem Menü Ansicht Master Folien-Master in den Folienmaster. Gestalten Sie zunächst den Folienmaster zu Ende. Der künftige Titelmaster übernimmt die Gestaltung des Folienmasters. Erzeugen Sie dann über das Menü Einfügen Neuer Titelmaster. den Titelmaster und definieren Sie die Abweichungen vom Layout der übrigen Folien. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 4.6 Präsentationslayout 10 Kopf- und Fußzeilen Für wiederkehrende Informationen auf den Folien (oder Handzetteln), wie z. B. ein Datum, die Nummer der Folie etc., bietet PowerPoint ähnlich wie Word den Bereich der Kopf- und Fußzeile. Der Umgang mit dieser Funktion ist relativ kompliziert, weil an zwei Stellen gearbeitet werden muss: im Menü Ansicht Kopf und Fußzeile für die Inhalte, im Folienmaster für die Formatierung und Position auf der Folie. 4.6.1 Inhalte für Kopf- und Fußzeile festlegen • • • Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile. Gewünschte Optionen aktivieren bzw. ausfüllen. Evtl. für die Titelfolie(n) nicht einblenden. • Mit 4.6.2 für alle übrigen Folien sichtbar machen. Platzhalter für Kopf- und Fußzeile formatieren Wechseln Sie in den Folienmaster, um dort die Platzhalter für Datum, Fußzeile und die Foliennummer zu formatieren bzw. zu verschieben. Dazu müssen die entsprechenden Platzhalter vorher markiert werden. Sollten Sie die Platzhalter versehentlich gelöscht haben, können Sie sie mit dem Menü Format Masterlayout., wenn Sie im Master sind, wieder einblenden. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 5. Illustration mit ClipArts und Grafiken 11 Illustration mit ClipArts und Grafiken Außer in der „Foliensortierungsansicht ist es in jeder Bearbeitungsansicht möglich, das Layout der Folien mit grafischen Elementen zu ergänzen. Dazu stehen vorgefertigte „ClipArts zur Verfügung und die Möglichkeit, z. B. selbsterstellte Bilddateien einzubinden. PowerPoint bietet einige AutoLayouts (erreichbar über Einfügen Neue Folie.) für die Einbindung von ClipArts, aber prinzipiell ist jede Folie geeignet, um dort Grafiken zu nutzen. 5.1 ClipArts einfügen Über das Menü Einfügen Grafik ClipArt. können Sie Grafiken aus einer sehr umfangreichen Sammlung einfügen. Die Sammlung ist nach „Kategorien (z. B. Cartoons, Fahnen) geordnet, außerdem lassen sich Motive durch Eingeben von Suchbegriffen finden. 5.2 Bilddateien einfügen Über das Menü Einfügen Grafik Aus Datei. können auch alle übrigen Bilddateien, die auf Ihrer Festplatte oder im Netz gespeichert sind, in Ihre Folien eingefügt werden. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 Illustration mit ClipArts und Grafiken 12 Bilddateien und ClipArts können in PowerPoint nicht erzeugt, aber bearbeitet werden. Dazu müssen Sie die Grafik zunächst markieren. 5.3 Größe und Position verändern Wollen Sie eine Grafik direkt mit der Maus bearbeiten, müssen Sie sehr genau auf die Form des Mauszeigers achten. Sollten Sie Führungslinien zum Positonieren der Grafiken benötigen, können Sie sie mit dem Menü Ansicht Führungslinien einblenden. Größe proportional verändern Grafik zuschneiden Grafik verschieben 5.4 Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Für weitere Bearbeitungsmöglichkeiten können Sie die Symbole der Symbolleiste „Grafik nutzen. Farbsteuerung Kontrast Helligkeit Zuschneiden Umrandung MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 6. Animationseffekte für Text und Grafik 13 Animationseffekte für Text und Grafik Alle Objekte auf PowerPoint-Folien können animiert werden: Ihr Erscheinen während der Präsentation ist dann mit Bewegung (und eventuell Geräuschen) verbunden, die Aufmerksamkeit erzeugen soll. 6.1 • • • 6.2 Animation mit der Symbolleiste Animationseffekte Symbolleiste einund ausblenden: Anschließend das gewünschte Objekt markieren und den Effekt per Symbol einstellen. Die Effekte können in der Ansicht Bildschirmpräsentation überprüft werden. Benutzerdefinierte Animationen Für weitere Effekte findet sich eine sehr umfangreiche Liste von Möglichkeiten in dem Menü Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation. Zur Einstellung benutzerdefinierter Animationen sollte zunächst das gewünschte Objekt in der Folie markiert und dann das Menü aufgerufen werden. Hier kann nun unter Eingangsanimation und Sound der gewünschte Effekt ausgewählt werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche werden. kann der Effekt überprüft Besonders wichtig für eine gezielte Vortragspräsentation ist die Möglichkeit, unter Text einführen festzulegen, ob die Textabsätze einer Gliederungsebene gleichzeitig erscheinen oder einer nach dem anderen. Für die zweite Möglichkeit muss die Ebene eingestellt werden, bis zu der das Einzelerscheinen gelten soll. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 6.3 Animationseffekte für Text und Grafik 14 Animation der Folienübergänge Genau wie das Erscheinen der einzelnen Elemente einer Folie kann auch das Einblenden einer Folie selbst und der Übergang zur nächsten optisch variiert werden. Es ist dabei nicht zu empfehlen, während einer Präsentation verschiedene Effekte einzusetzen. Folienübergänge können eingestellt werden mit dem Menü Bildschirmpräsentation Folienübergang. Hier kann der gewünschte Einblendeffekt eingestellt werden. Er sollte dann mit der entsprechenden Schaltfläche für alle Folienübergänge genutzt werden. Wird unter Nächste Folie für das Einblenden der jeweils nächsten Folie Automatisch nach (? Sekunden) aktiviert – und allen Folien zugewiesen – erscheinen die Folien wie in einer gesteuerten Diavorführung nach der angegebenen Zeitspanne selbsttätig. Dieser Effekt ist nur sinnvoll, wenn eine Präsentation z. B. auf einem Messestand völlig selbständig ablaufen soll. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 7. Multimedia-Effekte 7.1 Vertonung mit Hintergrundmusik Multimedia-Effekte 15 Soundeffekte lassen sich nicht nur im Rahmen der Objektanimationen einsetzen, sondern auch als eigenständiges Multimedia-Ereignis, zum Beispiel als Vertonung, die sich über mehrere Folien erstreckt. Die PowerPoint-Folien enthalten dabei nur einen Verweis auf die Sound-Datei, nicht den Sound selbst. Außerdem ist das Funktionieren während der Präsentation an die Multimedia-Ausstattung des Rechners gebunden, da PowerPoint selbst keinerlei Multimedia-Funktionen enthält. Über den Menüpunkt Einfügen erreichen Sie alle gängigen Quellen: Anschließend sollten Sie das Sound-Objekt markieren und im Menü Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation. folgende „Multimediaeinstellungen vornehmen: Mit der Anzahl der Folien geben Sie an, wie lange das Soundobjekt zu hören sein soll. Auf der Registerkarte „Reihenfolge zeitlicher Ablauf sollten Sie dafür sorgen, dass das Soundobjekt automatisch gestartet wird und bei Hintergrundvertonung am Besten gleich als erstes Objekt auf der Folie. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 7.2 Multimedia-Effekte 16 Einbinden von Videosequenzen Auch Filme sind Objekte, die auf PowerPoint-Folien präsentiert werden können. Sie werden wie die Soundobjekte nur als Verweis in der Präsentation gespeichert, welche Versionen ablaufen (MPEG 1, MPEG 2, AVI.) entscheidet wieder das Multimedia-System des Rechners. Der Zugang erfolgt ebenfalls über den Menüpunkt Einfügen: Mit Film aus Gallery. erreichen Sie die Bilder der ClipArt-Gallery, jetzt aber als „animierte Gifs mit kurzen Bewegungseffekten. Über Film aus Datei. erreichen Sie alle als Datei abgespeicherten Filme auf beliebigen Datenträgern. Übernehmen Sie die Standardanimation, wird der Film abgespielt und alle anderen Ereignisse werden so lange angehalten, wie der Film dauert. Wollen Sie das ändern, müssen Sie in dem Menüpunkt Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation. einstellen, dass die übrige Präsentation nicht angehalten wird und über die Dauer von wie vielen Folien der Film sichtbar sein soll. erreichen Sie zusätzlich die Über die Schaltfläche Möglichkeit, einen Film immer wieder neu beginnen zu lassen. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 8. Zeichnungen erzeugen 17 Zeichnungen erzeugen Um grafische Elemente einfügen zu können, die nicht als fertiges Objekt vorhanden sind, muss eine Grafik mit den Werkzeugen der Symbolleiste Zeichnen erstellt werden. Diese Symbolleiste – mit fast identischen Funktionen – steht auch in den anderen Office-Programmen zur Verfügung. 3D-Effekte Schatten Neben der Möglichkeit, eine Linie, einen Pfeil, ein Rechteck oder eine Ellipse zu zeichnen, bietet vor allem das Listenfeld AutoFormen eine ganze Reihe von Formen, die zu komplexen Schaubildern zusammengesetzt werden können. Der Zeichenvorgang ist bei allen genannten Elementen gleich: • • In die Folien- oder Normalansicht wechseln, das gewünschte Objekt in der Symbolleiste durch Anklicken des entsprechenden Symbols auswählen (danach Maustaste loslassen!), • mit gedrückter linker Maustaste in der Folie die Fläche aufziehen, die von dem Zeichnungselement bedeckt werden soll. Für bereits gezeichnete Elemente bieten die Symbole Schatten und 3D die Möglichkeit, Schattenwürfe und dreidimensionale Effekte zu erzeugen. Das Listenfeld Zeichnen erlaubt, vorhandene Zeichenelemente zu bearbeiten: Ihre Reihenfolge – wer steht hinter wem – kann eingestellt werden, ihre „Ausrichtung beim Verschieben entweder an einem Raster oder an Fluchtlinien und ihre Drehrichtung. Außerdem können mehrere Zeichnungen zu einem Gesamtmotiv „Gruppiert werden. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 8.1 Umgang mit gezeichneten Elementen 8.1.1 Mehrere Elemente markieren Zeichnungen erzeugen 18 Mit gedrückter Taste einzelne Elemente anklicken. (Sinnvoll, wenn mehrere Elemente zugleich verschoben oder einheitlich gestaltet werden sollen.) 8.1.2 Elemente verschieben Mit der Maus: Wenn der Mauszeiger dieses Aussehen drückter linker Maustaste ziehen. Mit der Tastatur: Cursortasten zum Bewegen benutzen (gröberes Raster). Mit der Tastatur: gedrückt halten und Cursortaste zum Bewegen benutzen (feineres Raster). 8.1.3 hat, mit ge- Elemente vervielfältigen Mit der Maus: gedrückt halten, mit linker Maustaste ziehen. Mit der Tastatur: gedrückt halten und die Taste 8.1.4 drücken. Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Mit gedrückter -Taste wird die Linie gerade (waagerecht bzw. senkrecht), das Rechteck ein Quadrat und die Ellipse ein Kreis. 8.1.5 Text zu gezeichneten Formen hinzufügen In markierte Elemente kann Text direkt eingegeben werden. 8.2 Genaues Positionieren Um Elemente einer Folie (z. B. eingefügte Grafiken, gezeichnete Elemente etc.) genau zu positionieren, gibt es verschiedene Hilfsmöglichkeiten: 8.2.1 Nutzen der Führungslinien Ein-/Ausschalten Menü Ansicht Führungslinien Verschieben Mauszeigerspitze auf die Führungslinie setzen und mit linker Maustaste ziehen. Vervielfältigen Mauszeigerspitze auf die Führungslinie setzen, dann mit gedrückter Taste und linker Maustaste die Führungslinie ziehen. Löschen Mauszeigerspitze auf die Führungslinie setzen und mit gedrückter linker Maustaste Führungslinie an den Folienrand ziehen. (Hinweis: Eine senkrechte und waagerechte Führungslinie bleibt immer erhalten.) MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 8.2.2 Zeichnungen erzeugen 19 Genaues Ausrichten oder Verteilen Standardmäßig werden Objekte beim Zeichnen, Verschieben oder Ändern ihrer Größe an den Linien eines unsichtbaren Rasters ausgerichtet. Durch dieses Raster können Sie Ihre Objekte gleichmäßig, allerdings nur recht grob ausrichten. Dauerhaft ausschalten: Das Ausrichten am Raster ausschalten: In der Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche Zeichnen anklicken, dann Ausrichten Am Raster deaktivieren. Kurzfristig ausschalten: Wollen Sie das Ausrichten am Raster während des Ziehens ausschalten, halten Sie beim Ziehen die –Taste gedrückt. Beim Ausrichten mehrerer Elemente an bestimmte Positionen auf der Folie ist oft auch folgende Auswahlmöglichkeit hilfreich: • • Markieren Sie die auszurichtenden Objekte. In der Symbolleiste Zeichnen auf Zeichnen Ausrichten und Verteilen klicken. Im diesem Menü haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten, die markierten Elemente auszurichten. 8.2.3 Zoomfaktor der Bildschirmdarstellung einstellen Um das Ausrichten genauer und für die Augen angenehmer zu machen, können Sie auch die Darstellung der Folie auf dem Bildschirm verändern. Wählen Sie in der Symbolleiste Standard bei dem Dreieck neben der Zoom-Einstellung einen Eintrag in der Liste z. B. 200 0/0 aus oder geben Sie einen gewünschten Wert ein. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 9. Entwurfsvorlagen 20 Entwurfsvorlagen Ähnlich wie Word kennt auch PowerPoint den Dateityp der Vorlage, im Unterschied zu Word können hier die Vorlagen aber auch später noch ausgetauscht werden. 9.1 Entwurfsvorlagen erzeugen und gestalten Zunächst muss in einer normalen Präsentation die gewünschte Gestaltung erzeugt werden. Dazu muss mit dem Menü Ansicht Master FolienMaster der Folienmaster eingeblendet werden, um das Grundlayout (grafische Elemente, Textgestaltung.) für alle künftigen Folien festzulegen. In der Regel ist es sinnvoll, einen speziellen „Titelmaster für Titelfolien zu erzeugen und auch den „Handzettelmaster passend zum Layout der Folien zu gestalten. Abschließend muss die Master-Ansicht mit der Schaltfläche der Master-Symbolleiste geschlossen werden. 9.2 Entwurfsvorlagen speichern Beim Speichern muss der Dateiname und der Dateityp: Entwurfsvorlage (*.pot) angegeben werden. Die eigenen Entwurfsvorlagen werden innerhalb des aktiven Benutzerprofils gespeichert. Der Speicherort (Ordner) variiert je nach dem eingesetzten Betriebssystem (z. B. Windows NT 4.0 oder 2000) und sollte möglichst nicht verändert werden. Nach dem Speichern sollte die neue Entwurfsvorlage geschlossen werden. 9.3 • • Entwurfsvorlagen anwenden Bei der Neuerstellung einer Präsentation mit dem Menü Datei Neu. (nicht über das Symbol!). Bei einer bestehenden Präsentation über das Menü Format Entwurfsvorlage übernehmen. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 9.4 • • • • • • • Entwurfsvorlagen 21 Eigene Entwurfsvorlage erstellen: ein Überblick Neue leere Präsentation öffnen: (entweder über Datei Neu . Leere Präsentation oder beim Starten von PowerPoint die Option Leere Präsentation auswählen). Das Fenster Neue Folie einfach bestätigen. Sofort in den Folienmaster gehen: Gestaltung des Textes in den Platzhaltern vornehmen; evtl. Aufzählungszeichen ändern; evtl. Grafiken und Textfelder einfügen, die auf allen Folien sichtbar sein sollen; evtl. Animationen einstellen. Den Titelmaster aufrufen. Wenn dieser nicht vorhanden ist, den Folienmaster aufrufen und danach über den Menüpunkt Einfügen Neuer Titelmaster diesen einstellen. Gestaltungen vom Folienmaster werden dann im Titelmaster übernommen. Master schließen (mit der Schaltfläche nicht in der Sym- bolleiste das anklicken, weil dann der Master noch aufgerufen ist!) Nach dem Schließen der Masteransicht unbedingt in die „Gliederungsansicht wechseln. Evtl. im Menü Format Hintergrund. den Hintergrund gestalten; Schaltfläche • Evtl. im Menü Bildschirmpräsentation Folienübergang. den Folien. übergang bestimmen; Schaltfläche • Präsentation im Dateiformat „Entwurfsvorlage mit der Erweiterung POT speichern und die Datei sofort schließen, siehe Kap. 9.2 Entwurfsvorlagen speichern. Die Vorlage nutzen über Datei Neu. oder bei schon vorhandenen Präsentationen über Format Entwurfsvorlage übernehmen. • MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 10. Folien importieren 22 Folien importieren Wollen Sie in der aktuell geöffneten Präsentation Folien aus anderen Präsentationen nutzen, sollten Sie als erstes in die Ansicht Foliensortierung wechseln und den Cursor an die Einfügeposition stellen. Folien aus anderen Dateien werden sichtbar, wenn Sie über das Menü Einfügen Folien aus Datei. die Foliensuche aktivieren. Hier können Sie über die Schaltfläche die gewünschte Präsentation öffnen. Anschließend können Sie einzelne oder mehrere markierte Folien in die aktive Präsentation einfügen. Eine Mehrfachauswahl erreichen Sie durch einfaches Anklicken. Haben Sie im oben abgebildeten Dialogfenster eine Präsentation zum „Favoriten erklärt, können Sie jederzeit auf diese Präsentationen zurückgreifen, ohne sie jedes Mal wieder suchen zu müssen. Die eingefügten Folien übernehmen das Design (Master und Hintergrund) der aktiven Präsentation, wenn die neuen Folien korrekt über einen Master gestaltet worden sind. Um fehlerhafte Folien einzupassen, gibt es zwei Möglichkeiten: • • Mit Format Folienlayout. das Folienlayout Erneut übernehmen. Hierdurch sollten vor allem die Textgestaltungen angepasst werden können. Einen lokal gestalteten Hintergrund deaktivieren mit dem Menü Format Hintergrund. Hier sollte das Listenfeld für Farben geöffnet und die Einstellung „Automatisch gewählt werden. Die Option „Hintergrundbilder aus Master ausblenden muss deaktiviert werden. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 11. Tastenkombinationen zur Vorführung einer Präsentationen 23 Tastenkombinationen zur Vorführung einer Präsentationen Für die Vorführung einer Präsentation bietet PowerPoint eine Reihe von Funktionen und Tastenkombinationen, mit denen auf konkrete Erfordernisse während des Vortrages reagiert werden kann. Präsentation starten, unterbrechen und beenden: Start der Präsentation mit der ersten Folie mit der markierten Folie Symbol „Bildschirmpräsentation am unteren Bildschirmrand Ende der Präsentation Schwarzer Bildschirm ein/aus Weißer Bildschirm ein/aus Folien aufrufen: Zur nächsten Folie oder Animation Zur vorherigen Folie oder Animation Zu einer bestimmten Folie Foliennummer plus Hervorhebungen während des Vortrages: Vom Mauszeiger zum Schreibstift wechseln (gerade Linien mit gedrückter Shift-Taste) Vom Schreibstift zum Zeiger wechseln Kontextmenü einblenden oder oder rechte Maustaste oder Symbol unten links Notizen zu Folien erfassen Folie in der Präsentation auswählen; im Kontextmenü Vortragsnotizen anklicken. Im folgenden Fenster Text erfassen; alternativ kann dies auch in der Normalansicht erfolgen. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 12. Drucken 24 Drucken PowerPoint-Präsentationen bestehen aus mehren Objekten – Folien, Handzettel, Notizseiten und die Gliederung – die auch jeweils getrennt gedruckt werden können. Für die Zuhörer eines Vortrages sind die Handzettel vorgesehen; für den Vortragenden die Notizenseiten. Die Gestaltungs- und Vorschaumöglichkeiten sind nicht sehr komfortabel. 12.1 • • • Drucken von Folien, Handzetteln, Notizenseiten und Gliederung Menü Datei Drucken. Evtl. im Bereich Druckbereich einzelne Folien angeben und evtl. einen „Folienrahmen aktivieren. Im Listenfeld Drucken Auswahlmöglichkeit, was von der Präsentation gedruckt werden soll: Folien, Handzettel, Notizenseiten oder Gliederungsansicht. Wenn hier Handzettel ausgewählt wird, kann die zuvor im „Handzettelmaster vorbereitete Seitenaufteilung (Anzahl der Folien pro Seite) ausgewählt werden. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 12.2 Drucken 25 Handzettel und Notizenseiten gestalten Über das Menü Ansicht Master Handzettelmaster gelangt man zu der Möglichkeit, Grundeinstellungen für alle Handzettel vorzunehmen. Der „Handzettelmaster ist auch für die „Notizenseiten zuständig. Hier könnte zum Beispiel ein Firmenlogo eingefügt werden. In der Handzettel-Symbolleiste können verschiedene Versionen ausgewählt werden, wobei die Rechtecke den Raum für die Druckausgabe der einzelnen Folien anzeigen. Über die Schaltfläche der Master-Symbolleiste kann die MasterAnsicht beendet werden. Sollen automatische Datumsangaben und Seitenzahlen ausgedruckt werden, müssen diese über das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile. auf der Registerkarte Notizblätter und Handzettel erzeugt werden. Die Formatierung muss dann im Handzettel-Master erfolgen, vgl. Kap. 4.6. Der Ausdruck erfolgt über das Menü Datei Drucken., wobei neben Drucken: die gewünschte Ausgabeform ausgewählt werden muss, vgl.Kap. 12.1. 12.3 Druckausgabe über Word Deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeit sind über einen Export der gesamten Präsentation nach Word zu erreichen. Dazu muss in PowerPoint das Menü Datei Senden an Microsoft Word. gewählt und das gewünschte Seitenlayout markiert werden. Die verschiedenen WordSeitenlayouts sind mit den Druckausgaben (Notizseiten, Handzettel.) in PowerPoint vergleichbar. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 13. Word-Gliederungen präsentieren 26 Word-Gliederungen präsentieren Haben Sie in einem umfangreicheren Word-Dokument eine Gliederung mit Hilfe der Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 erzeugt, können Sie die Struktur dieses Dokumentes in einer Präsentation abbilden. Sie können den Datenaustausch von beiden Programmen aus veranlassen: • von PowerPoint aus mit Einfügen Folien aus Gliederung. • von Word aus mit Datei Senden an Microsoft PowerPoint Der Import von PowerPoint aus ist zu empfehlen, weil evtl. vorhandene Nummerierungen berücksichtigt werden. Durch den Datenaustausch werden in PowerPoint so viele Folien erzeugt, wie im Word-Dokument Absätze vorhanden sind, die mit der Formatvorlage Überschrift 1 zur Hauptüberschrift erklärt wurden. Sie werden in der Präsentation zum Titel einer Folie. Textabsätze, die mit der Formatvorlage Standard formatiert sind, werden ausgeblendet. Leider führt die Verwendung weiterer Formatvorlagen im Word-Dokument zu erheblichen Problemen! Alle Formatierungen, die nicht angemessen erscheinen (der Folientitel ist zentriert, die Gliederungsebenen haben ein Aufzählungszeichen vor der Nummerierung), sollten auf der Ebene des FolienMasters korrigiert werden. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 14. Diagramme 27 Diagramme PowerPoint-Präsentationen können Diagramme enthalten, deren Datenbasis in der Präsentation selbst erzeugt oder aus Excel importiert wird. 14.1 Datenbasis in PowerPoint • Folie vom AutoLayout-Typ Diagramm einfügen (In einer bestehenden Folie erreichen Sie dies auch über das Menü Einfügen Objekt. MSGraph 2000 Diagramm.). • Anschließend kann durch einen Doppelklick in die Diagrammfläche das Datenblatt eingeblendet werden; das Programm MS Graph ist dann geöffnet. Die dort vorhandenen Beispielzahlen vollständig markieren und entfernen. Jetzt die gewünschten Werte eingeben. • 14.2 Datenbasis in Excel Daten aus Excel können unverknüpft und verknüpft eingefügt werden. 14.2.1 Unverknüpfte Daten • Die ersten beiden Punkte wie in Kap. 14.1 beschrieben durchführen. • Symbol oder im Menü Bearbeiten Datei importieren. anklicken und die gewünschte Excel-Datei auswählen. Im folgenden Fenster evtl. Tabellenblatt bzw. Tabellenbereich auswählen und bestätigen. Das Fenster mit dem Hinweis, dass vorhandene Daten überschrieben werden, bestätigen. • • 14.2.2 Verknüpfte Daten • • • • In Excel die Daten markieren und in die Zwischenablage kopieren. In PowerPoint die ersten beiden Punkte wie bei Kap. 14.1 beschrieben durchführen. In MS Graph das Menü Bearbeiten Verknüpfung einfügen. aufrufen. Das Fenster mit dem Hinweis, dass vorhandene Daten überschrieben werden, bestätigen. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 14.3 Diagramme 28 Diagramm gestalten Für die Gestaltung des Diagramms stehen zwei Symbolleisten zur Verfügung. Die Symbole werden immer auf das zuvor markierte Element des Diagramms angewandt. Diagrammtyp auswählen Achsen tauschen Werte aus einer ExcelTabelle importieren Legende ein- oder ausblenden Werte durch Doppelklick ein- oder ausblenden 14.4 Diagramm animieren In PowerPoint im Menü Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation. in der Registerkarte Diagrammeffekte kann das Diagramm bzw. Elemente des Diagramms animiert werden. Zur Handhabung siehe Kap. 6.2. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 15. Organigramme 29 Organigramme Um in einer Präsentation ein Organigramm abbilden zu können, muss zunächst über das Symbol Neue Folie eine Folie vom AutoLayout-Typ Organigramm erzeugt werden. In der Folie kann mit einem Doppelklick auf den Platzhalter das dazugehörige Programm MS Organigramm 2.0 gestartet werden. Animationseffekte können leider nur für das gesamte Objekt eingestellt werden, nicht für Teile eines Organigramms. • Hier müssen die Vorschlagstexte durch eigene Eingaben ersetzt bzw. gelöscht werden. Dazu kann mit der -Taste in einem Feld und mit und Cursortasten zwischen den Feldern gesprungen werden. • • Über das Menü Feld können Formatierungen für die Felder vorgenommen werden. Ein neues Feld kann erzeugt werden, indem zunächst das Symbol für die gewünschte Feldart (Mitarbeiter, Kollege etc.) angeklickt wird. Dann muss in das Feld geklickt werden, zu dem das neue gehören soll. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 16. Verknüpfungen 30 Verknüpfungen Mit Hyperlinks ist es in PowerPoint-Präsentationen möglich, an jeder beliebigen Stelle Verknüpfungen zu Objekten in der aktiven Präsentation oder auch nach außerhalb zu erzeugen, die einen sehr variablen Einsatz der Präsentation erlauben. 16.1 Hyperlink zu einem Objekt außerhalb der Präsentation erzeugen • Objekt in der aktiven Präsentation, das den Hyperlink präsentieren soll, markieren. Möglich sind Texte, Grafiken, Zeichnungselemente z. B. auch interaktive Schaltflächen. • Menü Einfügen Hyperlink. • Anschließend das gewünschte Zielobjekt (z. B. Internet-Adresse, E-MailAdresse) bei Dateityp oder Webseite eingeben oder unter Durchsuchen eine andere Präsentation oder Datei auswählen. 16.2 • • Hyperlink zu einer bestimmten Folie innerhalb der aktiven Präsentation erzeugen Für den ersten beiden Schritte, siehe Kap. 16.1. Über den Titel der gewünschten Folie auswählen. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 16.3 Verknüpfungen 31 Variable Abläufe für bestimmte „Zielgruppen Soll eine Präsentation vom normalen Ablauf – eine Folie nach der anderen – abweichen, gibt es in PowerPoint die Möglichkeit, „Zielgruppenorientierte Präsentationen aus den Folien einer Präsentation zusammenzustellen. „Zielgruppenorientierte Präsentationen sind eine Auswahl von Folien innerhalb einer Präsentation, die als Gruppe einen Namen bekommen und darüber u. a. mit „interaktiven Schaltflächen aufrufbar werden. 16.3.1 Folienauswahl zusammenstellen Über das Menü Bildschirmpräsentation Zielgruppenorientierte Präsentationen Neu. kommen Sie zur Möglichkeit, eine Gruppe von Folien zusammenzufassen. Als erstes muss ein Name vergeben und dann die Liste der gewünschten Folien zusammengestellt werden. 16.3.2 Zielgruppenorientierte Präsentation aufrufen Der Aufruf einer Gruppe kann per Hyperlink erfolgen (Symbol im Hyperlink-Menü) oder über vorbereitete Schaltflächen. Diese „interaktiven Schaltflächen erreichen Sie über das Menü Bildschirmpräsentation Interaktive Schaltflächen. Anschließend können Sie in der Folie die Schaltfläche mit gedrückter Maustaste aufziehen und die Aktionseinstellungen – welche zielgruppenorientierte Präsentation aufgerufen werden soll – vornehmen. Die Einstellung Anzeigen und zurückkehren bewirkt, dass nach der Präsentation der letzten Folie einer „Zielgruppe zur Ausgangsfolie zurückgekehrt wird. MS-Office Standardprogramme Präsentationen PowerPoint 2000 17. Datum Aktualisierungen 32 Aktualisierungen Kapitel Thema Art betroffene Seite/n