Arbeitsblatt: Arbeitstechnik, Selbstmanagement

Untersucht und optimiert Arbeit unter dem Aspekt Zeit Beinhaltet Selbstmanagement und den richtigen Umgang mit der eigenen Lebenszeit Persönliche Arbeitstechnik Zielfindung Situationsanalyse Zielformulierung Methoden 1. Zielsetzung Motiviierung Beseitigung der Schwachstellen Fixierung der Termine und nächsten Schritte Ergebnisse Jahresplanung Monats-,Tageplanung APLEN-Methode Optimale Einteilung und Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Zeit Nutzen der PAT 3. Entscheidung Verbesserung der Arbeitsproduktivität Reduktion von Stress Ziele bewusster erkennen und besser erreichen Entlastung von unnötigen Tätigkeiten Keine Ziele oder Prioritäten Übersicht Arbeitstechniken Besucher Zeitfresser Methoden 4. Realisation und Organisation Soll-Ist-Vergleich Ergebniskontrollen Positive Lebensführung Lösung: Sammeln von Telefonaten und Ausführung zu einem bestimmten Zeitpunkt Korrespondenz Persönliche Arbeitstechnik Selbstmanagement Ergebnisse Telefon Lösung: Tagesplan Lösung: Sprechstunde Ergebnisse Tagesgestaltung Biorythmus Höhere Lesegeschwindigkeit Abschirmun von Störungen 2. Planung Methoden Erfolgreiche Arbeitsgestaltung Ordnen der Aufgaben nach Wichtigkeit Rationelles Lesen Rationelle Besprechung Rationelle Zweiergespräche Methoden Ergebnisse Prioritätensetzung 80:20 Regel ABC-Analyse Eisenhower-Prinzip Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben Elemente Eigene Ziele Zeit und Arbeitsplanung Gute Arbeitsgewohnheiten Richtige Sachmittel Zeitbewusste Gesprächsführung Alles selber machen Lösung: Sammeln und erledigen am frühen Morgen oder am späten Abend Lösung: Delegieren Methoden 5. Kontrolle Ergebnisse Inhalt Methoden 6. Information und Kommunikation Ergebnisse F-10 Persönliche Arbeitstechnik.mmp 22.12.1999 Toni Schnydrig www.schnydrig.ch Zielvereinbahrung Bedeutung Aufgaben, Kompetenz, Verantwortung Ziele sind eine Herausforderung und lösen Handlungen aus. Denken in Zielen bewirkt, dass das Einzelne auf das grosse Ganze ausgerichtet wird. Ziele lösen eine nachhaltige Motivation aus. Selbstmanagement ist die Technik, sich selbst so zu führen und zu organisieren, dass man Erfolg hat Rationelles Lesen Höhere Lesegeschwindigkeit Rationelle Besprechungen Bessere Konferenzorganisation Tätigkeits- und Zeitanalyse Rationelle Zweiergespräche Besuchermanagement, Sprechzeiten Situationsanalyse (IST) 6. Information und Kommunikation Rationelles Telefonieren (Weniger Unterbrechungen Störblatt Analyse der Zeitfresser Ideen- und Vorgangsliste Rationelle Korrespondenz weniger Papierkrieg Wie will ich sein und gesehen werden? Checklisten und Formulare 1. Zielsetzung Zielstrategien (SOLL) Welches sind meine zentralen Wertvorstellungen? Persönliche Vision Was ist für mich gut? Was will ich leben? Wohin will ich? Arbeitsablaufkontrolle Ergebniskontrolle 5. Kontrolle Was will ich bis wann erreicht haben? Zielformulierung (eindeutig, überprüfbar!) Tagesrückschau Mache immer nur eine Sache auf einmal, diese jedoch konsequent und zielbewuss Tagesgestaltung Ausnutzung des Leistungshochs Berücksichtigung periodischer Schwankungen Vorgang nur einmal in die Hand nehmen Nur ein Vorgang auf einmal Wichtiges zuerst Besprechungen, Besuche, Telefon Am Abend den nächsten Tag planen Es gibt immer einen einfacheren Weg Warum gerade ich? Kurz- und langfristige Zielsetzungen Jährlich min. 1 Zielsetzungen überprüfen schriftlich! Persönliche Arbeitstechnik Selbstmanagement Leistungskurve Jahres-/Monatsplanung Biorhythmus Wochen-/Tagesplanung Soforterledigung Pufferzeiten Dokumentaton (wofür wird Zeit verwendet) Konsequenz Konsequent Selbstdisziplin Vorbereitung Schriftlich Selbstentfaltung/Tagesrahmenplan (Entwicklung persönlicher Arbeitsstil) Übertrag 4. Realisation Vorplanung Prinzipien des Zeitmanagements Delegation Planung/Vorbereitung (Zeit reservieren) Selbstentlastung 2. Planung Routineaufgaben (Zeit reservieren) Das ständige Bewusstsein: Ist das was ich gerade tun will wirklich wichtig Abwechslung 1. Ist diese Tätigkeit notwendig? 3. Muss ich sie sofort tun? Fragen vor jeder Aktivität Endtermin Prioritäten Vereinfachung 2. Muss ich sie selber tun? Resultate, nicht Tätigkeiten Aufgaben zusammenstellen Denken in Zielen Länge der Tätigkeit schätzen ALPEN-Methode 4. Wie tue ich sie optimal? Pufferzeit reservieren Entscheidung über Prioritäten, Kürzungen, Delegation treffen Nachkontrolle, Unerledigtes übertragen ABC-Analyse Eisenhower-Prinzip Terminkalender Tagebuch Management mit Zeitplan-Hilfsmittel Adressverzeichniss Ideenkartei Kontrollwerkzeuge 3. Entscheidung (Prioritätensetzung) Instrumente ABC-Analyse Paretto-Zeitprinzip (80:20 Regel) 20% der Zeit bringen 80% der Ergebnisse Eisenhower-Prinzip Delegation F-11 Arbeitstechniken.mmp 22.12.1999 Toni Schnydrig www.schnydrig.ch Wer? Was? Warum? Wie? Wann?